PRUDENT BENEFITS ADMINISTRATION SERVICES INC.
L'administration par un tiers est un service qui aide les promoteurs de régimes d'avantages sociaux dans la gestion de ces régimes. Les services requis varient selon les régimes en cause et l'exécution sera différente d'un administrateur à l'autre. L'un des besoins communs des promoteurs de régimes consiste à se conformer à la réglementation applicable et d'intégrer les directives des administrateurs aux programmes d'avantages sociaux.
Ce qui distingue un promoteur de régimes d'un autre, c'est le degré d'exigences spécifiques des constituants et les objectifs du promoteur dans la gestion des régimes. Sur le plan administratif, cela nécessite flexibilité et créativité.
Ce qui caractérise Prudent Benefits Administration Services Inc., c'est la flexibilité, nos réseaux de soutien sont développés et organisés autour de ce thème. Nous nous efforçons constamment de répondre aux exigences d'une clientèle diverse, par l'entremise d'un personnel formé pour servir promoteurs et bénéficiaires de régimes.
Voici une liste de services que chaque promoteur de régimes devrait consulter avant de choisir un tiers administrateur. Ainsi, le coût des services sera établi de façon précise et les attentes seront satisfaites.
• Liste de vérification des services d'administration
Généraux, Financiers, Bénéficiaires, De gestion.
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SERVICES
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PROMOTEUR DE RÉGIME
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Fiducie
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Employeur
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Syndicat
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Assoc.
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| Déterminer et établir des directives d'exploitation, pour le régime et le promoteur de régime |
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| Établir et maintenir la banque de données |
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| Améliorer et mettre à jour les renseignements de la banque de données |
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| Élaborer des procédures de compte rendu sur la contribution courante |
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| Protéger la banque de données à l'aide de copies de secours conservées dans un lieu externe et établir un plan de secours |
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| Protéger le promoteur de régime en souscrivant une assurance adéquate pour le service offert |
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| Établir des directives pour une interaction continue avec: |
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| Les constituants de la fiducie… |
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| Les employeurs cotisants… |
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| L'actuaire… |
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| Le vérificateur de comptes |
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| Le conseiller |
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| Le dépositaire… |
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| Le ou les gestionnaires de fonds |
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| Le conseiller juridique… |
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| Les organismes de réglementation |
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| Travailler avec les autres intermédiaires utilisés par le promoteur de régime |
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| La planification de processus et les modifications des procédures |
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SERVICES
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PROMOTEUR DE RÉGIME
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Fiducie
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Employeur
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Syndicat
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Assoc.
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| Établir des services bancaires applicables aux tiers administrateurs |
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| Recevoir, déposer et vérifier les contributions ou les dépôts pour les régimes autofinancés |
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| Recevoir, déposer, vérifier et distribuer des fonds de recouvrement |
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| Débourser des fonds pour les directeurs des investissements |
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| Fonds d'investissement |
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| Recouvrer les contributions en retard |
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| Payer les dépenses |
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| Calculer les dépôts requis pour les régimes autofinancés |
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| Calculer et payer des primes d'assurance |
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| Calculer et effectuer des paiements de transfert |
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| Établir et effectuer des procédures comptables |
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| Préparer et distribuer des rapports financiers provisoires |
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| Préparer des documents de travail pour les vérificateurs financiers |
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| Remplir les rapports requis par les organismes de réglementation et les organismes gouvernementaux |
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SERVICES
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PROMOTEUR DE RÉGIME
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Fiducie
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Employeur
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Syndicat
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Assoc.
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| Recevoir et statuer sur les demandes de prestations |
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| Obtenir des renseignements manquants sur les demandes |
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| Payer ou diriger le paiement des demandes admissibles |
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| Refuser les demandes inadmissibles |
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| Mettre à jour les dossiers des demandeurs |
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| Répondre aux questions des bénéficiaires |
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| Conseiller les bénéficiaires |
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| Distribuer de la documentation descriptive |
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| Préparer et distribuer des états de prestations et de certificats |
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| Protéger les données des bénéficiaires conformément à la législation relative à la protection de la vie privée |
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SERVICES
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PROMOTEUR DE RÉGIME
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Fiducie
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Employeur
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Syndicat
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Assoc.
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| Conserver la documentation |
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| Organiser l'espace pour les réunions |
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| Préparer et distribuer des avis de réunions |
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| Communiquer aux tierces parties les demandes et les directives lorsqu'ils doivent assister aux réunions |
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| Préparer et distribuer des ordres du jour et rassembler et distribuer le matériel de réunions |
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| Assister aux réunions |
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| Noter, transcrire et distribuer les procès-verbaux des réunions |
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| Siéger sur les sous-comités établis par le promoteur de régimes |
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| Organiser l'assistance lors des conférences éducatives |
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| Organiser la souscription d'une assurance responsabilité professionnelle |
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| Proposer des améliorations de services |
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| Mettre en garde contre des actes inappropriés |
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| Rédiger des comptes rendus |
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